Valberedningen

och dess roll

Valberedningen föreslår kandidater till styrelsen, ordföranden och revisorerna, samtidigt som den säkerställer en transparent och strukturerad process i enlighet med den svenska koden för bolagsstyrning.

Valberedning

Enligt den svenska koden för bolagsstyrning ("Koden") ska bolaget ha en valberedning, vars uppgifter inkluderar att förbereda och utarbeta förslag gällande valet av styrelseledamöter, styrelsens ordförande, ordförande vid bolagsstämman och revisorer. Valberedningen ska även föreslå ersättning för styrelseledamöter och revisor.

Aktieägare som vill lämna in ett förslag till valberedningen kan skicka det till ir@immunovia.com. För att valberedningen ska kunna beakta förslaget måste det ha inkommit i god tid före årsstämman, dock senast två månader innan årsstämman.

Gällande principer för valberedningen

Vid årsstämman den 6 maj 2021 antog aktieägarna följande principer för val av valberedning:

Valberedningens uppdrag

Bolaget ska ha en valberedning vars uppdrag är att rådgöra och lämna förslag till beslut vid årsstämman (AGM) och, vid behov, extra bolagsstämmor (EGM) rörande val- och ersättningsfrågor samt vid behov frågor avseende nästkommande valberednings arbete. Valberedningen ska föreslå:

• Ordförande vid årsstämman;

• Kandidater till ordförande och övriga ledamöter i styrelsen;

• Arvoden och annan ersättning för tjänstgöring i styrelsen till respektive ledamot;

• Arvoden till ledamöter i interna utskott inom styrelsen;

• Val och ersättning av bolagets revisorer; och

• Principer för valberedningen.

Vid utvärdering av styrelsens arbete och i sina förslag ska valberedningen särskilt beakta kravet på mångsidighet och bredd i styrelsen samt sträva efter en jämn könsfördelning. Oavsett hur de utses ska valberedningens ledamöter värna om samtliga aktieägares intressen.

Valberedningens sammansättning

Valberedningen, som ska utses för perioden fram till dess att en ny valberedning har utsetts, ska bestå av fyra ledamöter, varav tre utses av de tre största aktieägarna i bolaget baserat på röstetal, och den fjärde ska vara styrelsens ordförande. Om styrelsens ordförande är en av de tre största aktieägarna i egenskap av aktieägare, ska denne ställa sin plats till förfogande och den näst största aktieägaren ges möjlighet att utse en ledamot till valberedningen.

Så snart det är rimligen möjligt efter utgången av det tredje kvartalet ska styrelsens ordförande kontakta de tre största aktieägarna, enligt aktieboken som förs av Euroclear Sweden AB, och begära att de inom 30 dagar uppger namnet på den person de önskar utse till valberedningen. Om någon av dessa aktieägare avstår från att utse en ledamot, erbjuds möjligheten till nästa aktieägare i storleksordning.

Om någon av de tre största aktieägarna inte önskar utnyttja sin rätt att utse en ledamot, erbjuds denna möjlighet till nästa aktieägare i ordningen. Om flera aktieägare avstår från att utse ledamöter, behöver styrelsens ordförande inte kontakta fler än åtta aktieägare, såvida det inte är nödvändigt för att sammansätta en valberedning med minst tre ledamöter. Om inget annat överenskommits mellan ledamöterna ska den ledamot som utses av den största aktieägaren tilldelas rollen som ordförande i valberedningen. Styrelsens ordförande eller annan styrelseledamot får aldrig vara ordförande i valberedningen.

Om en aktieägare som utsett en ledamot i valberedningen upphör att vara en av bolagets tre största aktieägare under året, ska den utsedda ledamoten lämna valberedningen och en ny aktieägare bland de tre största erbjudas att utse en ny ledamot. Marginella förändringar i aktieinnehav eller förändringar som sker senare än tre månader före årsstämman ska dock inte påverka valberedningens sammansättning, såvida inte särskilda omständigheter föreligger.

Om en ledamot av valberedningen lämnar sitt uppdrag innan arbetet är slutfört, av annan anledning än de som anges ovan, ska den aktieägare som utsett denne ha rätt att utse en ersättare. Om styrelsens ordförande avgår från styrelsen ska även dennes ersättare ta över platsen i valberedningen.

Förändringar i valberedningens sammansättning ska offentliggöras omedelbart.

Information om valberedningens ledamöter

Styrelsens ordförande ska säkerställa att namnen på valberedningens ledamöter och de aktieägare som utsett dem publiceras på bolagets webbplats senast sex månader före årsstämman.

Om en ledamot avgår eller en ny utses under året, ska valberedningen säkerställa att denna information, inklusive information om den nya ledamoten, uppdateras på bolagets webbplats.

Aktieägarnas rätt att lämna förslag till valberedningen

Aktieägare ska ha rätt att lämna förslag på styrelseledamöter för valberedningens övervägande. Valberedningen ska ge bolaget information om hur aktieägare kan lämna förslag till valberedningen. Denna information ska publiceras på bolagets webbplats.

Som en del av sitt uppdrag i valberedningen ska styrelsens ordförande hålla valberedningen informerad om styrelsens arbete, behovet av särskilda kvalifikationer och kompetenser etc., som kan vara av betydelse för valberedningens arbete.

Valberedningens förslag, arbete och ersättning

Vid utformningen av sina förslag ska valberedningen beakta att styrelsen ska ha en ändamålsenlig sammansättning med hänsyn till bolagets verksamhet, utvecklingsfas och övriga omständigheter, samt präglas av mångsidighet och bredd vad gäller ledamöternas kompetens, erfarenhet och bakgrund. Valberedningen ska sträva efter en jämn könsfördelning.

Valberedningen ska lämna förslag på styrelseledamöter i god tid så att bolaget kan presentera sitt förslag i kallelsen till årsstämman där val ska hållas.

I samband med att kallelsen utfärdas ska valberedningen tillhandahålla en motiverad redogörelse för sitt förslag till styrelsens sammansättning på bolagets webbplats. Valberedningen ska särskilt motivera sitt förslag med hänsyn till kravet på att sträva efter en jämn könsfördelning. Redogörelsen ska även innehålla en kort beskrivning av hur valberedningens arbete har bedrivits. Om en avgående verkställande direktör föreslås som styrelsens ordförande i nära anslutning till sin avgång som verkställande direktör, ska detta särskilt motiveras.

Valberedningen ska säkerställa att följande information om de kandidater som nominerats för val eller omval till styrelsen publiceras på bolagets webbplats senast i samband med att kallelsen till årsstämman skickas ut:

• Födelseår, huvudsaklig utbildning och yrkeserfarenhet;

• Uppdrag inom bolaget samt andra väsentliga uppdrag;

• Innehav av aktier och andra finansiella instrument i bolaget, både personligen och genom närstående fysiska eller juridiska personer;

• Om en styrelseledamot enligt valberedningen kan anses vara oberoende i förhållande till bolaget och dess ledning samt större aktieägare. Om en ledamot anses oberoende trots omständigheter som enligt Svensk kod för bolagsstyrning skulle kunna innebära att ledamoten bör betraktas som icke-oberoende, ska valberedningen motivera sin ståndpunkt; samt

• Vid omval, vilket år ledamoten valdes in i styrelsen.

 

Valberedningens redogörelse för sitt arbete

Vid årsstämman ska minst en medlem av valberedningen, och om möjligt samtliga medlemmar, närvara. Vid årsstämman eller annan bolagsstämma där val hålls ska valberedningen redogöra för hur dess arbete har bedrivits och motivera sina ställningstaganden med hänsyn till vad som ovan angivits om styrelsens sammansättning.

Valberedningen ska särskilt motivera sitt förslag med hänsyn till kravet på att sträva efter en jämn könsfördelning.

Ersättning och kostnader

Bolaget ska inte betala arvoden till någon medlem av valberedningen. Bolaget ska dock stå för alla skäliga kostnader som är förknippade med valberedningens arbete.

Om det bedöms nödvändigt kan valberedningen anlita externa konsulter för att identifiera kandidater med relevant erfarenhet, och bolaget ska bekosta sådana konsulter. Bolaget ska även tillhandahålla den personal som behövs för att stödja valberedningens arbete.

Shopping Basket